学院行政管理工作规则

发文单位: 发文时间:2010-04-01

第一章总则
一、为使学院工作规范化、制度化,根据上级和河北科技大学的有关规定,结合我院实际情况,特制定本规则。
二、学院行政工作的指导思想是:以“三个代表”重要思想和党的十七大精神为指导,深入贯彻落实科学发展, 观,解放思想、更, 新观念、深化改革、与时俱进,努力把学院行政建设成为行为规范、运转协调、精简高效、服务大局的服务型行政。
三、院部行政要进一步强化干部宗旨意识,转变工作作风,改善服务质量,提高工作效率,减轻教师负担。努力建设一支恪尽职守、求真务实、廉洁高效、师生满意的行政干部队伍。
四、院部行政(包括院领导班子、党群、行政部门)及其工作人员(包括借调、聘用人员),适用于本规则。
各教学系、部,教辅岗位专、兼职管理人员参照本规则执行。
第二章工作职责
五、学院实行党政分工合作、共同负责制。
对学院的教学、科研、行政管理工作中的重要事项,由学院党政领导班子共同讨论决定。
党委书记主持党委工作,其余委员按分工负责并协助书记工作;
院长主持学院行政工作,副院长按分工负责分管并协助院长工作;
书记外出期间,学院党务工作由院长或相应委员临时主持;
院长外出期间,学院行政工作由书记或副院长临时主持。
六、学院党政办公室、教学和学生工作办公室等院部行政单位实行主要负责人负责制,对学院分管领导负责。各院部行政工作人员协助本部门主要负责人工作。要依照其职能各司其职,各负其责,在各自职权范围内独立负责地做好工作,切实贯彻落实好学校和学院党政的有关决定和工作安排。
第三章会议制度
七、学院实行党政联席会议、党委会议、周工作调度会、民主生活会。根据工作需要召开党员大会、教职工大会和教职工代表大会。
八、党政联席会议。根据会议所议的内容,由党委书记或院长主持。参加人员为院党政领导班子成员。党政办公室主任、会议所议内容相关负责人列席会议。会议坚持民主集中制原则,会议的议事内容主要包括研究贯彻落实党的方针、政策以及上级行政的重要部署的具体措施;传达学校领导及各职能部门的指示和会议精神,制定本院落实方案;研究议定院内重要工作,发展规划等。会议时间为每周一上午9:00。
九、党委会议。会议由党委书记或副书记主持。参加人员为院党委委员。党政办公室主任、所议事项相关负责人列席会议。会议的主要内容包括学习贯彻党的路线、方针、政策;研究学院发展规划,决策学院重大事情,讨论制定党委工作计划;制定组织发展计划;审批学生预备党员和预备党员转正;审议教工党员发展;批准上报的优秀党员,先进党支部,讨论教职工的思想状况及院内的一些重大政治问题等。
院党委会采用例会制。一般情况下,每月一次,时间为每月末的周二下午2:00。如有特殊情况可随时召开会议。
十、周工作调度会。会议由相关院领导或委托党政办公室主任主持。参加人员为相关院领导、院部行政相关管理中级岗及相关工作具体落实人员。会议的主要内容是根据本周党政联席会会议精神对本周具体工作落实进行调度,落实责任单位和相关责任人员。
周工作调度会在每周一上午11:00.
十一、民主生活会。会议由院党委书记召集并主持。院领导班子成员参加。邀请上级行政派人指导,邀请校纪委和组织部派员参加会议。会前要通过召开各种类型的座谈会或对领导干部进行测评等形式,广泛征求对班子成员的意见。党政“一把手” 要带头开展批评和自我批评,班子成员之间也要本着对同志负责的态度,互相帮助,做实事求是恰如其分的批评,充分发扬民主。
民主生活会一年两次,每次时间相对固定(6月份和12月份)。
十二、党员大会。全院党员大会由书记决定召开。会议由院党委书记主持。主要内容包括传达、学习学校有关年大事项和决议;通报、讨论学院有关重大事项和决议;基层党组织换届;党课及政治学习;安排布置全局性工作。
十三、教职工大会。全院教职工大会由书记、院长决定召开。会议由书记或院长主持。传达、学习学校及上级有关文件;通报学院有关重大事项和决议;安排布置全局性工作。时间为每周四下午2:00。
十四、教职工代表大会。由教职工代表大会主席团决定是否召开代表大会。教职工代表大会会议的主要内容包括听取院长年度总结,下一年度的工作计划;讨论审议学院发展规划;讨论学院的规章制度;讨论审议学院的重大决策;教职工代表大会主席团决定应提交大会的议题;教职工普遍关心的重大问题等。
教职工代表大会一般每年召开一次。休会期间的日常工作,由学院工会负责,并定期向主席团汇报工作进展情况。
十五、凡列入各类会议的有关议题,由承办的相关部门做好会议准备工作(临时召集除外)。会议议题和有关材料要提前一天送达主持人或参加会议成员,以便作好议事准备;材料内容包括汇报要点、需要讨论决定的事项以及解决问题的建议或方案。凡未经会议主持人审定的议题且非突发性重大事件而临时动议的,一般不列入会议的程序。
十六、会议一般应在全体成员到会时方能召开。成员因故不能出席会议的,需事先向会议主持人或组织单位请假,出席会议的成员若少于2/3,会议应改期进行。不能出席会议的成员,对议题的意见或建议可在会前以文字形式提出。
十七、会议议事应一事一议,由提出议题的分管领导提出具体的实施方案并作简要说明,必要时经会议主持人同意,由有关部门负责人列席汇报有关事项,会议成员根据说明或汇报充分发表意见,会议主持人根据讨论情况进行归纳集中,提出明确意见,形成会议决定或决议。有关单位列席的负责人汇报或讨论完毕即退场。
十八、会议议事必须按照少数服从多数原则,经出席会议的成员半数以上通过方为有效。对议题意见基本一致时可进行口头表决,对经过充分讨论仍存在分歧的议题可举手表决。重大决策可在充分讨论基础上通过无记名投票表决,表决结果当场宣布。
对少数人的不同意见,应认真对待。在重要问题上发生分歧时,如双方人数接近,除在紧急情况下必须按少数服从多数的原则执行外,可暂缓做出决定,待进一步调查研究、交换意见后,下次再议;必要时可请示学校领导部门。
十九、会议议事时,凡涉及到本人及夫妻关系,直系血亲关系,近姻亲关系的职务聘任、职称晋升、出国和奖惩等问题时,本人及有关成员应主动回避。
对会议的决定或决议,明确由部门负责的,由其主管领导督促落实并将落实情况及时与有关领导通报。
二十、会议议事时,主管办公室认真作好记录,存档备查。
对未能出席会议的成员,会后由主管办公室主任向其转告本次会议的情况及其决定。需要保密的有关内容和决议、决定形成的过程必须严格保密,违者要追究责任。
会议形成的决议或决定,经会议出席者传阅、主持人签发后,原件由主管办公室存档,同时以会议纪要或文件形式下发各部门,上报上级部门。
第四章学习制度
二十一、院部行政工作人员成员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想;学习科学发展观的基本内涵,深刻领会其精神实质和根本要求;学习贯彻学校发展战略、阶段目标和工作任务等方针政策;学习管理知识、法律知识;学习与分管工作相关的专业知识等。努力建设学习型行政。
二十二、 院党委坚持中心组学习制度,就有关重点问题进行学习、研讨和交流。各部室也要建立经常化的学习制度。定期举办学习辅导报告和讲座。此外,还要针对不同时期特点,组织开展灵活多样、实际有效的学习活动。
二十三、 院党委中心组及各部室、各支部都要制定年度学习计划。主要负责同志要亲自抓学习计划的落实,并主持学习会议。班子其他成员要支持、协助和配合主要负责同志抓学习。
二十四、 坚持集体学习与自学相结合。坚持记读书笔记,写学习心得。每年要从理论和实践的结合上深入研究一两个与分管业务工作紧密相关的重要问题,提出对工作有指导意义的意见和措施。
二十五、 院党委积极创造条件,组织院部行政工作人员成员分期分批相应机构进行培训交流,为院部行政工作人员开阔视野、创新工作创造良好平台。
第五章工作落实与督办检查制度
二十六、为确保工作落实,学校每年初印发工作要点,学院按照学校工作要点及学院本年度实际,将年度工作细化安排确定年度工作目标,并分解落实到各单位。
二十七、院部行政各部室要根据全年工作目标制定本单位具体工作计划。要加强工作的计划性、系统性和预见性,搞好年度工作安排布局,并根据形势和任务的变化及时做出调整。
二十八、对学院分解的工作目标和各单位具体的工作计划要明确落实措施。明确责任人、明确主办和协办单位并确定完成时限。主办单位要切实负起责任,主动与协办单位研究办理;协办单位要积极配合,及时向主办单位提供办理情况。

二十九、 实行领导亲自抓落实责任制。凡列入学院分解工作目标内容的事项,实行领导和部门责任制,一级对一级负责。分管的院领导要负起责任,对涉及分管部门的督查事项要提出要求,跟踪问效,发现问题及时解决。具体承担的责任部门负责具体督办落实。

三十、院部行政工作人员对于自己职责范围办理的日常管理事项,实行首办负责制。
三十一、 首办负责制是指校内各单位和师生员工,以及到院部行政办事的校外人员向行政咨询、反映或者申请办理有关事项,行政首位责任人必须热情接待、认真办理、负责到底的制度。
三十二、首位责任人是指办事人到院部行政办理属于该部门职责范围内事项首位接触的岗位责任人。对前来咨询和办理的事项,属于自己职责范围的,要在第一时间受理,全力、高效地办好,并及时向当事人反馈;不属于职责范围的,要积极主动帮助联系、搞好衔接,为当事人提供热情周到的服务。
三十三、根据岗位职责或授权,首办责任人对办事人咨询、反映或者申请办理的事项,符合条件的应当场受理。可以当场答复或者办理的,应当场打鼓或者办理,不能当场答复或者办理的应向办事人说明缘由。
三十四、对需要经过一定程序,不能当场办理的事项,首办责任人应一次性告知相关事宜。对办事人提交的材料不齐全或者不符合法定形式的,应当一次性告知其所需要补正的材料,并给予指导帮助。
三十五、按政策规定不能办理或暂时不能办理的事项,首办责任人要耐心解释,求得理解;对经解释后,办事人仍提出异议的,应及时向领导汇报。对把握不准或紧急的事项,首办责任人应当及时向领导报告。
三十六、咨询、反映或者申请办理的事项属于本部门但不属于本人职责范围内的,要主动为办事人指引承办人,或者告知其联系方式,不准推诿、拒绝。

三十七、咨询、反映或者申请办理的事项不属于本部门职责范围内的,工作人员应当向办事人说明情况,并告知该事项的具体承办部门,尽量提供承办部门的联系方式。

三十八、首办责任人及行政其他工作人员应以主动、热情的态度接待办事人,以文明、简洁的语言与办事人交谈,耐心听取办事人的陈述。
三十九、为减轻教师负担,院部行政各部室工作人员按照职责范围,对学院教职员工的基本情况应全面掌握基本信息。对日常能办理的基本事项,不需要教职工本人亲自办理的,要代为办理。并将办理情况及时反馈给教职工。
四十、校内各单位、师生员工和外来办事人员均可对院部行政工作人员进行监督。学院委托党政办公室代为受理师生投诉,并协调处理相关事宜。
本规则自发布之日起执行。 二○○九年三月二十六日